Follow

Thuiswerken tijdens de coronacrisis

Om verspreiding van het COVID-19 virus in te dammen, is maandag 9 maart door het kabinet geadviseerd dat de inwoners van de provincie Noord-Brabant zoveel als mogelijk thuis moeten werken. Op 12 maart is dit advies zelfs voor heel Nederland afgegeven.

Dit heeft mogelijk gevolgen voor onbelaste vergoedingen die je op dit moment aan jouw medewerkers geeft.

 

 Vaste onbelaste reiskostenvergoeding en fiscale uitruil

Wanneer jouw medewerker naar een vaste werkplek reist, mag je maandelijks een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven. Wanneer er sprake is van langdurige afwezigheid, door bijvoorbeeld ziekte of thuiswerken, dan dien je de vaste reiskostenvergoeding normaliter stop te zetten. Je mag de reiskostenvergoeding nog uitbetalen in de lopende maand en de daarop volgende maand. In de praktijk zal het er op neer komen dat, wanneer in maart gestart is met thuiswerken, per 1 mei 2020 de reiskostenvergoeding stopgezet zou moeten worden. Dit geldt ook voor fiscaalvriendelijke uitruil van reiskosten! Wanneer de reiskostenvergoeding weer opgestart moet worden, mag dit pas in de maand nadat de werknemer weer op de werkplek gestart is.

Op 14 april heeft minister Koolmees in afwijking op deze regel laten weten geen gevolgen te verbinden aan het doorlopen van deze vaste reiskostenvergoedingen. Deze mag dus zoveel mogelijk in stand gehouden worden conform de gemaakte afspraken. Ook dit geldt voor de fiscale uitruil voor reiskosten.

Indien je als werkgever toch besluit om deze reiskostenvergoeding stop te zetten, ontvangen we daarom graag een akkoord om de reiskosten stop te zetten. 

Declaratie reiskosten

Bij losse declaraties maakt de medewerker geen reiskosten indien de werknemer thuis werkt. Er worden geen declaraties meer ingediend en het is dan ook logisch dat deze niet hoeven te worden vergoed. Dit blijft dus onveranderd.

Vergoeden van vaste kostenvergoedingen

Wanneer je de medewerker een onbelaste kostenvergoeding geeft, die door het langdurig thuiswerken niet meer te verdedigen/onderbouwen valt, gelden dezelfde regels als voor de vaste reiskostenvergoeding. Het is dus raadzaam om na te gaan of deze vergoedingen nog wel te verdedigen vallen. 

Vergoeden van communicatiemiddelen

Als werkgever kun je er voor kiezen om een andere onbelaste vergoeding te geven, om zo de medewerker tegemoet te komen in het thuiswerken.

Indien een communicatiemiddel voor meer dan 10% zakelijk gebruikt wordt, en dus noodzakelijk is voor de uitoefening van de functie, mag hiervoor een onbelaste vergoeding gegeven worden.

Je kunt hierbij denken aan de vergoeding van een telefoon, het telefoonabonnement, een laptop/pc, een internetabonnement, of het vergoeden van software voor deze communicatiemiddelen. Let op: Hier moet altijd bewijslast aan ten grondslag liggen.

 

 

Have more questions? Submit a request

Comments

Powered by Zendesk